Fino al 40% dei dipendenti non utilizza il welfare aziendale messo a disposizione dal datore di lavoro. La colpa? Servizi poco aderenti ai bisogni, e scarsa comunicazione.

Ogni 1000 euro di credito riconosciuto, ce ne sono quasi 400 che non vengono spesi. Parliamo di quel welfare aziendale che resta, per così dire, “al palo”. L’azienda lo eroga al proprio dipendente, ma poi quest’ultimo non lo usa.  

Ed è un paradosso che ha un impatto diretto sia sulla soddisfazione dei lavoratori che sull’efficacia stessa della strategia aziendale.

Welfare aziendale: il potenziale inespresso

I dati lo confermano:arriva tra il 30% e il 40% dei dipendenti la percentuale di quelli che non utilizza i benefit aziendali disponibili, secondo un’indagine 2023 di alcuni operatori internazionali nel mercato del welfare. Ma non è solo una questione di numeri: è un problema di progettazione, comunicazione e cultura.

• Solo il 28% dei lavoratori italiani è pienamente consapevole del proprio piano welfare (fonte: “Welfare Index PMI 2023”)
• 1 su 2 lo utilizza solo parzialmente, spesso limitandosi a buoni spesa o carburante.

Questo significa budget sprecato, opportunità perse e una percezione ridotta del valore aziendale. Ma soprattutto, è una dimostrazione che il welfare, per funzionare, ha bisogno di essere “attivato”, non solo erogato.

Perché i benefit aziendali restano inutilizzati?

I diversi motivi sono tanti e spesso molto personali. Ma se dovessimo individuare un tratto comune, utile alle aziende per sapere come intervenire (o prevenire) possiamo ridurli a 4 grandi cause:

1. Mancanza di consapevolezza

Molti dipendenti non sanno nemmeno di avere un piano welfare, oppure non hanno chiaro a cosa serve e come si utilizza. Colpa di una comunicazione frettolosa, magari concentrata su una sola email all’anno.

➡️ “C’è un portale, ma non l’ho mai usato” è una frase che chi lavora in HR sente più spesso di quanto dovrebbe.

2. Offerta poco centrata sui bisogni reali

Proporre benefit standardizzati (es. solo buoni carburante o spesa) può essere rassicurante, ma raramente risponde alle esigenze specifiche dei lavoratori. Un genitore di due bambini ha bisogni diversi da un giovane lavoratore in affitto o da un caregiver familiare.

➡️ Il welfare deve essere personalizzato, non generalista.

3. Esperienza d’uso complicata o poco digitale

Una piattaforma poco intuitiva o con un processo di richiesta macchinoso scoraggia l’utilizzo. Se il dipendente deve caricare 3 documenti, aspettare l’approvazione e ricevere il rimborso dopo un mese… il benefit perde valore.

➡️ Nel 2025, un welfare che non funziona da smartphone non funziona, punto.

4. Assenza di cultura del welfare

Se il welfare non è vissuto come parte integrante della cultura aziendale, verrà percepito come qualcosa di accessorio o “facoltativo”. E questo avviene soprattutto dove manca il coinvolgimento del management intermedio.

➡️ Un benefit senza cultura è solo un credito speso a metà.

Quali sono i benefit più sottoutilizzati?

Tra le voci meno attivate dai lavoratori troviamo:

• Rimborsi scolastici ed educativi (libri, rette, doposcuola)

   

• Servizi sanitari e polizze integrative

   

• Long Term Care (coperture per non autosufficienza)

   

• Assistenza familiare e supporto ai caregiver

   

• Convenzioni locali e attività di prossimità

   

Questi benefit non sono “meno utili”, ma spesso meno conosciuti o più complessi da comprendere, ed è proprio qui che l’azienda può (e deve) intervenire.

Cosa può fare l’azienda per aumentare l’utilizzo del welfare?

Ai nostri clienti lo diciamo sempre. Il welfare è vincente sempre, ma per dare i migliori risultati è fondamentale rispettare precise regole. Semplici ma potentissime. Ossia:

✅ Comunicare bene, e in modo mirato

Un piano welfare non può vivere solo nell’area riservata del gestionale. Servono strumenti di comunicazione costante:

• Email chiare e frequenti

   

• Video tutorial brevi

   

• Infografiche

   

• Mini webinar

   

• Testimonianze interne di colleghi soddisfatti

   

Il welfare deve essere raccontato, spiegato e aggiornato. Spesso basta una campagna informativa ben fatta per raddoppiare l’utilizzo.

✅ Semplificare l’accesso e la user experience

Un welfare digitale funziona solo se è semplice. Le piattaforme come Wellbee permettono un’interazione diretta, mobile friendly, con un’interfaccia chiara e opzioni facilmente esplorabili, in linea con le più diffiuse piattaforme di e-commerce/home banking che tutti ormai utilizziamo.

Il dipendente deve poter:

• Consultare il credito disponibile

   

• Esplorare i benefit

   

• Spendere con pochi clic

   

• Monitorare i rimborsi

   

✅ Personalizzare i contenuti in base ai bisogni

Attraverso un’analisi interna dei profili demografici (es. età, composizione familiare, anzianità), è possibile costruire cluster di bisogno e proporre un welfare più aderente alla vita reale dei lavoratori.

Esempi:
👨‍👩‍👧 Famiglie con figli → focus su scuola, baby sitter, campus estivi
🧓 Caregiver → coperture LTC, badanti, supporto psicologico
🏡 Millennials → mobilità, affitti, corsi online

✅ Valorizzare il territorio con fornitori locali

Con circuiti come Go Welfare, è possibile integrare attività commerciali del territorio all’interno della piattaforma, ampliando la spendibilità reale del credito welfare.

Ciò significa non solo aumentare l’uso del benefit, ma generare un impatto economico positivo anche sulle piccole attività locali: una forma di welfare circolare che rafforza il legame tra impresa e comunità.

✅ Coinvolgere i manager e la direzione

Il welfare non può restare in capo solo alle risorse umane. Serve una regia condivisa con management, comunicazione interna e direzione generale. Quando il middle management è coinvolto e informato, trasmette fiducia e incoraggia i collaboratori a utilizzare il welfare.

Perché tutto questo è strategico

Un welfare inutilizzato è uno spreco di risorse. Ma anche una perdita di valore percepito: il dipendente che non usa il proprio credito welfare tende a non riconoscere quel benefit come un vantaggio reale, e la soddisfazione cala.

Al contrario, quando il welfare è attivo, personalizzato e ben comunicato:
🔹 migliora l’employer branding
🔹 riduce il turnover
🔹 fidelizza i talenti
🔹 rafforza il punteggio ESG

Il welfare aziendale è uno strumento potente, ma solo se viene compreso, utilizzato e valorizzato.

Se i benefit restano fermi, non è un problema del lavoratore, ma una responsabilità dell’azienda. Occorre riprogettare, raccontare e semplificare.